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『SMART EXCHANGE』は、登録した入替情報を基にして変更承認申請書類を出力します。更に、現物管理システム『SMART ICS』を同時に活用することにより、登録した入替情報を基にハンディターミナルに入替情報を送信することにより設置時に遊技台のＱＲｺｰﾄﾞと入替情報をマッチングします。データの流れを一元化することで実際の設置遊技台と変更承認申請書の差異を抑止するのです。
また、前回入替時の変更承認申請書類のＥｘｃｅｌを修正し次回の変更承認申請書類を作成することが一般的ですが、Ｅｘｃｅｌの入力ミスに気がつかないことも多々存在します。一見作業として捉えられる業務を前向き且つ簡単に実施することがシステム導入の目的の一つです。『SMART EXCHANGE』は、標準で変更承認申請書、入替明細/遊技機の明細書（入替前後）、配置図（入替前後）、製造番号・基盤封印ｼｰﾙ番号対照一覧表の基本形（雛形）、新中古機流通システムによって必須となった撤去遊技機明細書、中古遊技台確認書をサポートしております。（申請する所轄警察署によってフォーマットは様々です。オプション機能として、所轄単位のカスタマイズ（『SMART APPLICATION』）も実施します。フォーマットにより対応できない場合もございます）
『SMART EXCHANGE』は、検定期限や認定期限、みなし状態を管理します。さらに、個台ごとに取り付けたメーカー対策部品やセキュリティ装置の管理や、付加装置毎に対応可能な店舗も管理、型式に必要な対策部品の管理も行えます。更にはある型式では枠に対する付加メーカー対策部品だったものが、後継の型式の同一枠では標準装備され検定通知されることもあります。行政の裁量により店舗によっては認められない付加装置もございます。このような管理は店舗に任せることや属人的な管理が難しいものです。しかしながら、しっかりと行わないと、意識せずに無承認変更が発生するケースが発生します。
